تامین مواد اولیه در تولید قراردادی؛ مسئولیت برند یا کارخانه؟

سه مدل اصلی تامین مواد اولیه

مدل اول: مواد اولیه را برند تامین می کند

در این مدل، برند مواد را از تامین کننده خریداری می کند و برای تولید در اختیار کارخانه قرار می دهد.

این مدل زمانی منطقی تر است که:

• ماده بخش مهمی از دانش محصول باشد؛
• برند تامین کننده خاص و تاییدشده داشته باشد؛
• کیفیت یا منبع ماده برای برند حساس باشد؛
• برند قدرت خرید مناسبی داشته باشد؛
• یک ماده میان چند کارخانه مشترک باشد؛
• یا برند نخواهد دانش تامین کاملا در اختیار یک تولیدکننده قرار بگیرد.

مزیت اصلی این مدل، کنترل بیشتر برند روی منبع و کیفیت ماده است.

اما مسئولیت بیشتری هم ایجاد می کند. اگر برند تامین کننده را مدیریت می کند، باید بتواند ماده را در زمان مناسب به کارخانه برساند. ارسال دیرهنگام مواد و در عین حال انتظار حفظ تاریخ تولید، معمولا واقع بینانه نیست.

همچنین باید روشن باشد مواد دقیقا در چه نقطه ای تحویل کارخانه محسوب می شوند و مسئولیت خسارت، کسری یا عدم انطباق پس از تحویل چگونه مدیریت می شود.

مدل دوم: کارخانه مواد اولیه را تامین می کند

در این حالت کارخانه مسئول خرید مواد مورد نیاز تولید است.

این مدل می تواند زمانی مناسب باشد که کارخانه:

• بازار تامین آن ماده را بهتر می شناسد؛
• خریدهای تکراری و حجیم دارد؛
• با تامین کنندگان معتبر ارتباط عملیاتی دارد؛
• ماده استاندارد و عمومی است؛
• و تجمیع خرید می تواند فرایند را ساده تر کند.

این مدل برای برند مزیت مهمی دارد: تعداد نقاط هماهنگی کمتر می شود.

به جای اینکه برند همزمان تامین کننده مواد، حمل و کارخانه را هماهنگ کند، کارخانه بخش بزرگ تری از فرایند را اداره می کند.

اما واگذاری خرید نباید به معنی واگذاری کنترل باشد.

برند همچنان باید بداند چه ماده ای، با چه مشخصاتی و از چه منبعی در محصول استفاده می شود؛ مخصوصا در موادی که کیفیت محصول نهایی به آنها وابسته است.

مدل سوم: تامین ترکیبی

در بسیاری از همکاری های واقعی، مدل ترکیبی عملی تر است.

برای مثال:

• ماده اصلی یا اختصاصی را برند تامین می کند؛
• مواد عمومی را کارخانه می خرد؛
• بسته بندی اختصاصی با برند است؛
• اقلام مصرفی خط با کارخانه است؛
• و برای بعضی مواد، کارخانه خرید را انجام می دهد اما فقط از فهرست تامین کنندگان تاییدشده برند.

این مدل انعطاف بیشتری دارد، اما فقط وقتی خوب کار می کند که مسئولیت هر قلم جداگانه ثبت شده باشد.

عبارت کلی «بخشی از مواد با برند و بخشی با کارخانه» کافی نیست.

بهتر است برای هر گروه ماده مشخص شود:

این جدول نسخه ثابت برای همه کسب و کارها نیست، اما نشان می دهد چرا فقط تعیین «خریدار» کافی نیست.

تامین کننده را چه کسی باید تایید کند؟

یکی از نقاط اختلاف، تایید تامین کننده است.

کارخانه ممکن است تامین کننده ای را ترجیح دهد که سال ها با او کار کرده و از نظر زمان تحویل و شرایط پرداخت قابل اعتماد است.

برند ممکن است تامین کننده دیگری را انتخاب کند که ماده او از نظر مشخصات محصول مناسب تر است.

هر دو منطق می توانند درست باشند.

برای مواد حساس بهتر است تامین کننده فقط بر اساس قیمت انتخاب نشود. ارزیابی می تواند شامل این عوامل باشد:

• ثبات کیفیت
• تطابق با مشخصات فنی
• توان تامین حجم مورد نیاز
• زمان تامین
• قابلیت ردیابی
• ثبات بسته بندی و حمل
• سرعت پاسخ در عدم انطباق
• و امکان تامین مستمر

در مواد عمومی و کم ریسک، آزادی بیشتری می توان به کارخانه داد. اما هرچه ماده روی کیفیت، فرمول، عملکرد یا هویت محصول اثر بیشتری داشته باشد، نقش برند در تایید منبع باید روشن تر شود.

این موضوع به سیستم کیفیت هم متصل است. اگر لازم است معیارهای پذیرش ماده و محصول را دقیق تر طراحی کنید، مقاله کنترل کیفیت در تولید برون سپاری شده مسیر کامل تری برای این بخش ارائه می دهد.

برنامه خرید باید از برنامه تولید عقب نماند

یکی از خطاهای رایج این است که تاریخ تولید مشخص می شود و بعد تازه خرید مواد آغاز می شود.

در حالی که تاریخ تولید باید از زمان واقعی تامین مواد تاثیر بگیرد.

فرض کنید کارخانه برای هفته سوم ماه ظرفیت رزرو کرده است، اما ماده اصلی سه هفته زمان تامین دارد. اگر سفارش خرید در ابتدای هفته دوم صادر شود، برنامه از همان ابتدا غیرواقعی است.

برای جلوگیری از این وضعیت باید از تاریخ تولید به عقب برگردید:

تاریخ تولید ← مهلت کنترل ورودی ← زمان حمل ← تاریخ آماده شدن تامین کننده ← زمان سفارش و خرید

برای مواد حساس، یک مرحله تایید نمونه یا آزمون نیز ممکن است به این زنجیره اضافه شود.

این همان جایی است که تامین مواد با برنامه ریزی تولید قراردادی به هم می رسد. برنامه تولید بدون تاریخ آماده بودن مواد، برنامه کامل نیست.

تاریخ نیاز مواد با تاریخ سفارش خرید فرق دارد

در برنامه تامین حداقل سه تاریخ را از هم جدا کنید:

تاریخ نیاز در کارخانه

روزی که ماده باید آماده مصرف باشد.

تاریخ تحویل مورد انتظار

زمانی که تامین کننده باید ماده را به کارخانه یا نقطه تحویل برساند.

تاریخ سفارش خرید

آخرین زمان منطقی برای صدور سفارش با توجه به زمان تامین، حمل، کنترل و حاشیه اطمینان.

وقتی این سه تاریخ یکی فرض شوند، احتمال تاخیر بالا می رود.

به ویژه در مواد با زمان تامین طولانی یا نوسان زیاد، سفارش خرید باید بسیار زودتر از روز نیاز در خط ثبت شود.

چه کسی ریسک دیر رسیدن مواد را می پذیرد؟

این سوال باید قبل از وقوع کمبود پاسخ داده شود.

اگر برند مسئول خرید ماده است و ماده دیر می رسد، آیا کارخانه موظف است همان ظرفیت رزرو شده را حفظ کند؟

اگر کارخانه مسئول تامین است و ماده را دیر سفارش داده، آیا برند باید هزینه توقف یا تاخیر را بپذیرد؟

اگر تامین کننده تاییدشده برند دچار مشکل شود ولی خرید را کارخانه انجام داده باشد، تصمیم جایگزینی با چه کسی است؟

پاسخ این مسائل باید در مدل همکاری روشن باشد.

هدف پیدا کردن مقصر نیست. هدف این است که هر طرف بداند چه ریسکی را کنترل می کند و در زمان انحراف چه تصمیمی باید بگیرد.

برای کمبود مواد، سناریوی جایگزین داشته باشید

کمبود ماده اولیه نباید اولین بار در روز تولید مدیریت شود.

برای مواد بحرانی بهتر است از قبل مشخص شود:

• آیا تامین کننده دوم تایید شده وجود دارد؟
• آیا ماده جایگزین فنی تعریف شده است؟
• چه کسی اجازه استفاده از جایگزین را می دهد؟
• تغییر تامین کننده نیازمند آزمون مجدد است یا خیر؟
• چه میزان موجودی یا زمان اطمینان لازم است؟
• اگر ماده به موقع نرسد، ظرفیت تولید چه می شود؟

نکته مهم این است که «ماده مشابه» لزوما «ماده قابل جایگزینی» نیست.

تغییر منبع می تواند روی کیفیت، عملکرد فرایند، ضایعات یا حتی سرعت تولید اثر بگذارد. بنابراین جایگزینی نباید فقط تصمیم خرید باشد.

ماده جایگزین بدون کنترل تغییر خطرناک است

فرض کنید تامین کننده اصلی یک ماده در موعد مقرر تحویل نمی دهد.

خرید می تواند خیلی سریع بگوید:

«همین ماده را از تامین کننده دیگری پیدا کردیم.»

اما سوال تولید این است:

«آیا رفتار این ماده روی خط همان است؟»

و سوال برند این است:

«آیا محصول نهایی همان مشخصات قبلی را خواهد داشت؟»

پس جایگزینی ماده باید یک تصمیم کنترل شده باشد.

بسته به حساسیت محصول می توان این مسیر را تعریف کرد:

1. اعلام کمبود یا نیاز به تغییر
2. معرفی ماده یا تامین کننده جایگزین
3. بررسی مشخصات فنی
4. در صورت نیاز نمونه گیری یا آزمون
5. تایید برند و کارخانه
6. ثبت تصمیم
7. اجازه مصرف در تولید

این سازوکار جلوی تغییرات شفاهی و تصمیم های عجولانه در روز تولید را می گیرد.

مالکیت موجودی مواد اولیه باید روشن باشد

خرید ماده فقط به پرداخت فاکتور ختم نمی شود.

ممکن است مواد برای چند نوبت تولید خریداری شوند و بخشی از آنها در انبار کارخانه باقی بمانند.

در این حالت باید روشن باشد:

• مالک موجودی چه کسی است؟
• موجودی به نام چه پروژه ای نگهداری می شود؟
• کسری یا ضایعات چگونه ثبت می شود؟
• ماده مازاد بعد از پایان سفارش چه می شود؟
• مواد باقیمانده تا چه زمانی قابل نگهداری هستند؟
• هزینه نگهداری یا جابجایی با چه کسی است؟
• موجودی چگونه شمارش و گزارش می شود؟

مقاله حاضر روی تقسیم مسئولیت تامین تمرکز دارد؛ مدیریت کامل موجودی مواد، محصول و سرمایه در گردش موضوع مستقلی است و نباید با تصمیم خرید یکی گرفته شود.

ارزان ترین ماده همیشه ارزان ترین انتخاب نیست

در خرید مواد اولیه وسوسه مقایسه قیمت واحد بسیار زیاد است.

اما قیمت خرید تنها بخشی از هزینه واقعی است.

ممکن است ماده ارزان تر باعث شود:

• ضایعات بیشتر شود؛
• سرعت خط کاهش پیدا کند؛
• تنظیمات بیشتری لازم باشد؛
• محصول بیشتری رد شود؛
• توقف تولید افزایش پیدا کند؛
• یا کیفیت خروجی نوسان پیدا کند.

بنابراین هنگام مقایسه منابع، هزینه مصرف ماده در فرایند تولید مهم تر از قیمت روی فاکتور است.

این تفاوت در همکاری های تولید قراردادی اهمیت بیشتری دارد؛ چون ممکن است کارخانه از کاهش قیمت خرید سود ببرد، اما هزینه افت کیفیت یا افزایش ضایعات به برند منتقل شود.

برای تصمیم اقتصادی دقیق تر، این موضوع باید در کنار بهای تمام شده تولید قراردادی دیده شود.

مسئولیت ضایعات مواد با چه کسی است؟

این یکی از سوال هایی است که اگر دیر پرسیده شود، خیلی زود به اختلاف مالی تبدیل می شود.

باید مشخص شود ضایعات در چه سطحی طبیعی و قابل قبول است و چه زمانی به عدم انطباق تبدیل می شود.

برای مثال باید تفکیک شود:

• پرت طبیعی فرایند
• ضایعات ناشی از تنظیم اولیه
• ماده معیوب خریداری شده
• ضایعات ناشی از خطای تولید
• ضایعات ناشی از تغییر سفارش برند
• و مواد منقضی یا بلااستفاده ناشی از توقف پروژه

نباید همه این موارد با یک عنوان کلی «ضایعات» ثبت شوند.

وقتی علت مشخص باشد، مسئولیت نیز قابل تعیین تر می شود.

چه چیزهایی باید در قرارداد روشن شوند؟

قرارداد نباید فقط بگوید «تامین مواد اولیه بر عهده کارخانه است» یا «مواد توسط سفارش دهنده تامین می شود».

برای اقلام مهم بهتر است موضوعات زیر روشن شوند:

• فهرست مواد و مسئول تامین هر کدام
• مشخصات فنی و مرجع تایید
• فهرست تامین کنندگان مجاز در صورت نیاز
• مسئول سفارش خرید
• زمان مورد نیاز برای تامین
• نقطه تحویل و انتقال مسئولیت
• کنترل و پذیرش ماده ورودی
• روش برخورد با ماده نامنطبق
• مجوز تغییر تامین کننده یا ماده
• مسئولیت تاخیر در تامین
• نحوه ثبت مصرف و ضایعات
• تکلیف مواد مازاد پس از تولید
• و سازوکار تصمیم در شرایط کمبود

این موارد بخشی از معماری اجرایی قرارداد هستند. برای دیدن سایر موضوعات ضروری همکاری، مقاله قرارداد تولید قراردادی باید شامل چه مواردی باشد؟ را ببینید.

مدل تامین را چگونه انتخاب کنیم؟

برای انتخاب مدل مناسب، این پنج سوال را برای هر ماده مهم پاسخ دهید.

1. دانش تامین بیشتر در اختیار کدام طرف است؟

اگر کارخانه سال ها آن ماده را مصرف کرده و شبکه تامین قوی دارد، خرید توسط کارخانه می تواند منطقی باشد.

اگر ماده اختصاصی محصول یا بخشی از دانش برند است، کنترل برند اهمیت بیشتری دارد.

2. قدرت خرید کدام طرف بیشتر است؟

گاهی کارخانه به دلیل حجم خرید بالا شرایط بهتری از تامین کننده می گیرد.

گاهی برند چند محصول یا چند کارخانه دارد و خرید متمرکز برای خودش اقتصادی تر است.

3. ریسک کیفیت ماده چقدر است؟

هرچه اثر ماده روی محصول نهایی بیشتر باشد، کنترل مشخصات، منبع و تغییرات باید جدی تر شود.

4. زمان تامین چقدر متغیر است؟

برای مواد با زمان تامین نامطمئن، فقط واگذاری خرید کافی نیست. باید نقطه سفارش، حاشیه زمانی و مسیر جایگزین طراحی شود.

5. چه کسی می تواند ریسک را واقعا کنترل کند؟

مسئولیت بهتر است به طرفی داده شود که امکان کنترل آن را دارد.

اگر برند تامین کننده را انتخاب می کند، قرارداد او را مدیریت می کند و زمان سفارش را تعیین می کند، منطقی نیست تمام ریسک دیرکرد به کارخانه منتقل شود.

همین منطق در جهت عکس نیز صادق است.

یک ماتریس ساده برای تقسیم مسئولیت بسازید

برای پروژه های واقعی، یک جدول یک صفحه ای می تواند از ده ها تماس و اختلاف جلوگیری کند.

برای هر ماده یا گروه ماده این ستون ها را ثبت کنید:

مهم نیست ساختار دقیق جدول شما چگونه باشد. مهم این است که هیچ ماده مهمی بدون صاحب مسئولیت باقی نماند.

جلسه تامین باید قبل از بحران برگزار شود

وقتی تامین مواد پیچیده است، یک مرور کوتاه اما منظم بسیار موثرتر از پیگیری های پراکنده است.

در مرور تامین می توان فقط چند سوال کلیدی را بررسی کرد:

• چه موادی برای تولید بعدی لازم است؟
• چه مقدار از آنها آماده است؟
• چه چیزی هنوز سفارش داده نشده؟
• کدام ماده در خطر تاخیر است؟
• کدام ماده منتظر تایید کیفیت است؟
• آیا تغییری در تامین کننده ایجاد شده؟
• آیا این تغییر روی تاریخ تولید اثر دارد؟
• چه تصمیمی باید امروز گرفته شود؟

هدف جلسه گزارش طولانی نیست. هدف این است که مسئله قبل از رسیدن به خط تولید دیده شود.

تجربه اجرایی: مشکل تامین معمولا خیلی قبل تر از توقف خط شروع شده است

در کار اجرایی با تولید، برنامه ریزی و زنجیره تامین، چیزی که بارها دیده می شود این است که توقف روز تولید معمولا آخرین حلقه یک مسئله است، نه اولین حلقه آن.

ماده ای که امروز نرسیده، شاید دو هفته قبل باید سفارش داده می شد.

تامین کننده ای که امروز مشکل کیفیت دارد، شاید از ابتدا بدون معیار روشن تایید شده بود.

ماده جایگزینی که امروز روی خط مشکل ایجاد کرده، شاید هیچ وقت فرایند تایید تغییر نداشته است.

به همین دلیل مدیریت تامین نباید با تماس اضطراری روز تولید شروع شود.

تامین حرفه ای از تعریف درست، مالکیت مسئولیت، تاریخ های روشن و هشدار زودهنگام شروع می شود. این نگاه با رویکرد تجربه محور پروژه و تمرکز آن بر هماهنگی تامین، تولید، فروش و انبار همسو است.

نشانه های یک مدل تامین ضعیف

اگر چند مورد از نشانه های زیر را می بینید، مدل تامین نیاز به بازطراحی دارد:

• هیچ کس دقیقا نمی داند چه کسی باید سفارش خرید بدهد.
• کارخانه منتظر مواد است اما برند فکر می کند خرید با کارخانه بوده است.
• تامین کننده بدون تایید طرف دیگر تغییر می کند.
• تاریخ تولید تعیین شده اما زمان تامین مواد بررسی نشده است.
• مواد وارد کارخانه می شوند ولی معیار پذیرش مشخص نیست.
• هر کمبود به مذاکره و تماس اضطراری تبدیل می شود.
• موجودی متعلق به برند در انبار کارخانه قابل ردیابی نیست.
• قیمت ماده تغییر می کند اما اثر آن بر سفارش روشن نیست.
• ضایعات ثبت می شوند ولی علت آنها مشخص نیست.
• برای ماده بحرانی تامین کننده دوم یا سناریوی جایگزین وجود ندارد.

این نشانه ها معمولا مشکل یک فرد نیستند؛ مشکل طراحی همکاری هستند.

چک لیست قبل از شروع تولید

قبل از نهایی کردن برنامه تولید، برای مواد اصلی این موارد را کنترل کنید:

• مشخصات ماده تایید شده است.
• مسئول خرید مشخص است.
• تامین کننده تایید شده است.
• مقدار مورد نیاز نهایی شده است.
• تاریخ نیاز در کارخانه مشخص است.
• زمان تامین واقعی بررسی شده است.
• سفارش خرید در زمان مناسب ثبت شده است.
• نقطه تحویل مشخص است.
• روش کنترل ورودی تعریف شده است.
• مسیر تایید ماده جایگزین مشخص است.
• تکلیف مواد مازاد و ضایعات روشن است.
• فرد مسئول پیگیری کمبود مشخص است.

اگر پاسخ یکی از این موارد مبهم است، ابهام را قبل از رزرو قطعی تولید برطرف کنید.

جمع بندی

در تولید قراردادی، تامین مواد اولیه نباید به یک دعوای ساده بین «برند بخرد» و «کارخانه بخرد» تبدیل شود.

هر سه مدل تامین توسط برند، کارخانه یا مدل ترکیبی می توانند درست باشند. تفاوت در این است که مدل انتخاب شده چقدر شفاف طراحی شده است.

برای هر ماده مهم باید معلوم باشد:

• چه کسی مشخصات را تعیین می کند؛
• چه کسی تامین کننده را تایید می کند؛
• چه کسی خرید می کند؛
• ماده چه زمانی باید آماده باشد؛
• چه کسی کیفیت ورودی را کنترل می کند؛
• تغییر منبع چگونه تایید می شود؛
• و اگر تامین دچار مشکل شد، تصمیم و مسئولیت با چه کسی است.

تامین حرفه ای یعنی ماده درست، با کیفیت درست، در زمان درست و با مسئولیت روشن به خط تولید برسد.

وقتی این مرزها از ابتدا طراحی شوند، برند و کارخانه به جای پیدا کردن مقصر در روز بحران، می توانند روی همان چیزی تمرکز کنند که برای هر دو مهم است: تولید قابل اتکا و تحویل به موقع.