ظرفیت خالی کارخانه چیست و چگونه شناسایی می شود؟

وقتی می پرسیم ظرفیت خالی کارخانه چیست، نباید فقط دنبال دستگاه خاموش یا سالن بدون استفاده بگردیم. بخشی از ظرفیت از دست رفته کاملا دیده می شود، اما بخش مهم تری ممکن است وسط یک کارخانه شلوغ پنهان باشد؛ جایی میان انتظار برای مواد اولیه، تغییر محصول، توقف بین دو سفارش، گلوگاه یک فرایند یا ناهماهنگی میان تولید، انبار و برنامه ریزی.

به همین دلیل، شناسایی ظرفیت خالی از شمردن ساعت خاموشی دستگاه ها شروع می شود، اما به آن ختم نمی شود. هدف این است که بفهمیم کارخانه در شرایط واقعی چه مقدار توان قابل استفاده دارد، چه مقدار از آن به خروجی موثر تبدیل می شود و فاصله این دو کجا ایجاد شده است.

اگر می خواهید ابتدا زاویه تجربه محور این موضوع را بشنوید، اپیزود ظرفیت خالی؛ توان استفاده نشده کارخانه به همین تفاوت میان دستگاه خاموش و ظرفیت پنهان می پردازد.

ظرفیت خالی کارخانه چیست؟

ظرفیت خالی کارخانه، بخشی از توان تولیدی قابل استفاده یک مجموعه است که در یک دوره مشخص به تولید موثر تبدیل نمی شود.

کلمه «قابل استفاده» در این تعریف مهم است.

فرض کنید یک دستگاه از نظر فنی بتواند شبانه روز کار کند. این به معنی آن نیست که تمام ۲۴ ساعت را باید ظرفیت واقعی کارخانه بدانیم. تعمیرات برنامه ریزی شده، ساعات کاری، محدودیت نیروی انسانی، زمان تغییر محصول، محدودیت مواد اولیه، شرایط فرایند و ترکیب محصولات روی ظرفیت واقعی اثر می گذارند.

بنابراین برای مدیریت ظرفیت، بهتر است میان چند مفهوم تفاوت بگذاریم.

ظرفیت اسمی

ظرفیت اسمی، توان نظری تجهیزات یا خط در شرایط تعریف شده است. این عدد برای شناخت سقف فنی مفید است، اما معمولا مبنای خوبی برای اندازه گیری ظرفیت خالی روزمره نیست.

ظرفیت قابل دستیابی یا عملیاتی

این ظرفیت نشان می دهد با در نظر گرفتن شرایط واقعی کارخانه، برنامه شیفت ها، تعمیرات برنامه ریزی شده، ترکیب محصول و محدودیت های شناخته شده، چه مقدار تولید واقعا در دسترس است.

ظرفیت استفاده شده

بخشی از ظرفیت عملیاتی است که در عمل به تولید موثر اختصاص پیدا کرده است.

فاصله میان ظرفیت قابل دستیابی و ظرفیت استفاده شده، اولین جایی است که باید برای پیدا کردن ظرفیت خالی بررسی شود.

ظرفیت خالی فقط دستگاه خاموش نیست

تشخیص یک خط خاموش ساده است. مسئله زمانی دشوارتر می شود که کارخانه ظاهرا مشغول کار است، اما از توان واقعی خود استفاده نمی کند.

در تجربه کار با تولید، برنامه ریزی و زنجیره تامین، زمان های از دست رفته همیشه در قالب «تعطیلی خط» ظاهر نمی شوند. گاهی هر بخش به تنهایی مشغول است، اما جریان کل سیستم کند شده است.

چند نمونه رایج:

• مواد اولیه دیر به خط می رسد.

• محصول قبلی تمام شده، اما تولید بعدی هنوز آماده شروع نیست.

• یک مرحله سریع کار می کند و پشت مرحله بعدی صف ایجاد می شود.

• محصول منتظر تایید کیفیت می ماند.

• دستگاه آماده است، اما برنامه تولید قطعی نشده است.

• نیروی انسانی وجود دارد، اما هماهنگی میان شیفت ها یا واحدها ضعیف است.

• تغییر قالب، تنظیم دستگاه یا تعویض محصول بیش از حد طول می کشد.

• بخشی از تولید به دلیل دوباره کاری، ضایعات یا خطای فرایند به خروجی قابل قبول تبدیل نمی شود.

در چنین شرایطی دستگاه ممکن است بخشی از روز روشن باشد، اما توان کارخانه همچنان کامل استفاده نشده باشد.

ظرفیت خالی آشکار و ظرفیت خالی پنهان

برای ساده تر شدن تحلیل، می توان ظرفیت خالی را به دو گروه عملی تقسیم کرد.

ظرفیت خالی آشکار

ظرفیتی است که به راحتی دیده می شود؛ برای مثال:

• یک شیفت تولیدی که استفاده نمی شود؛

• دستگاهی که سفارش ندارد؛

• بخشی از سالن که مدت زیادی بدون تولید مانده است؛

• روزهایی که خط به علت نبود برنامه تولید متوقف است.

در این حالت معمولا مدیر کارخانه می داند فضای خالی وجود دارد؛ هرچند ممکن است اندازه دقیق آن مشخص نباشد.

ظرفیت خالی پنهان

ظرفیتی است که در دل فعالیت روزمره گم می شود.

ممکن است کارخانه شلوغ باشد و افراد زیادی درگیر کار باشند، اما زمان قابل توجهی صرف انتظار، توقف های کوتاه، جابه جایی، تغییر برنامه یا هماهنگی شود.

اینجا ظاهر شلوغ کارخانه می تواند مدیر را گمراه کند.

همین موضوع یکی از نمونه های همان فرصت هایی است که همیشه واضح دیده نمی شوند. در اپیزود چرا بعضی فرصت ها دیده نمی شوند؟ درباره این زاویه صحبت شده است که یک محدودیت یا فضای استفاده نشده، بسته به نوع نگاه، می تواند فقط مشکل دیده شود یا به یک امکان قابل بررسی تبدیل شود.

چرا باید ظرفیت واقعی را بشناسیم؟

تا زمانی که ظرفیت واقعی کارخانه را نشناسید، چند تصمیم مهم بر پایه حدس گرفته می شوند.

ممکن است تصور کنید سفارش بیشتری نمی توانید بپذیرید، در حالی که بخشی از ظرفیت میان توقف ها پنهان شده است.

ممکن است برعکس، به مشتری قول حجمی بدهید که ظرفیت واقعی سیستم توان تحویل آن را ندارد.

ممکن است برای خرید دستگاه جدید سرمایه گذاری کنید، در حالی که گلوگاه اصلی دستگاه نیست.

یا ممکن است فقط فروش کم را علت ظرفیت خالی بدانید، در حالی که بخشی از مسئله از برنامه ریزی، تامین یا جریان داخلی ناشی می شود.

شناخت ظرفیت خالی قبل از هر تصمیم دیگری به یک سوال پایه جواب می دهد:

ما واقعا چه مقدار توان داریم و این توان دقیقا کجا از دست می رود؟

چگونه ظرفیت خالی کارخانه را شناسایی کنیم؟

برای شناسایی درست، بهتر است به جای شروع از یک عدد کلی برای کل کارخانه، فرایند را مرحله به مرحله بررسی کنیم.

۱. دوره اندازه گیری را مشخص کنید

ابتدا مشخص کنید ظرفیت را برای چه بازه ای بررسی می کنید:

• یک شیفت؛

• یک روز؛

• یک هفته؛

• یک ماه؛

• یا یک دوره فصلی.

بازه بسیار کوتاه ممکن است تحت تاثیر یک اتفاق موقت باشد. بازه بسیار بلند هم ممکن است تفاوت های مهم میان محصولات، فصل ها یا شیفت ها را پنهان کند.

برای شروع، یک بازه ای انتخاب کنید که الگوی واقعی عملیات را نشان دهد و اطلاعات آن قابل استخراج باشد.

۲. واحد اندازه گیری مناسب انتخاب کنید

همیشه «تعداد محصول» بهترین واحد نیست.

اگر کارخانه چند محصول با زمان تولید متفاوت دارد، مقایسه صرف تعداد می تواند اشتباه باشد. در چنین شرایطی اندازه گیری بر اساس ساعت ماشین، دقیقه خط یا زمان استاندارد تولید می تواند تصویر دقیق تری بدهد.

قاعده ساده این است:

واحد ظرفیت باید امکان مقایسه میان ظرفیت موجود و مصرف واقعی همان ظرفیت را فراهم کند.

۳. جریان تولید را روی کاغذ بیاورید

از ورود مواد تا خروج محصول نهایی، مراحل اصلی را مشخص کنید.

برای مثال:

تامین مواد ← آماده سازی ← تولید ← کنترل کیفیت ← بسته بندی ← انبار

هدف تهیه نمودار پیچیده نیست. می خواهیم ببینیم محصول برای عبور از سیستم به چه ایستگاه هایی وابسته است و در کدام نقطه ممکن است متوقف شود.

ظرفیت یک کارخانه را نمی توان فقط با نگاه کردن به سریع ترین دستگاه تعیین کرد. ظرفیت کل سیستم معمولا به محدودکننده ترین حلقه وابسته است.

۴. ظرفیت قابل دستیابی هر مرحله را محاسبه کنید

برای هر مرحله مشخص کنید:

• چند ساعت در دسترس است؟

• چند شیفت کار می کند؟

• چه توقف های برنامه ریزی شده ای دارد؟

• تغییر محصول چقدر زمان می برد؟

• محدودیت نیروی انسانی چیست؟

• چه محدودیت فنی شناخته شده ای وجود دارد؟

هدف این مرحله رسیدن به ظرفیت عملیاتی است، نه ظرفیت ایده آل روی کاغذ.

۵. زمان واقعی را ثبت کنید

در مرحله بعد باید ببینید زمان در دسترس واقعا صرف چه چیزی شده است.

برای نمونه، زمان ها را می توان در گروه های زیر ثبت کرد:

همین ثبت ساده معمولا تصویر بسیار واضح تری از ظرفیت پنهان ایجاد می کند.

۶. گلوگاه را پیدا کنید

ممکن است یک خط در مرحله تولید اصلی ظرفیت آزاد داشته باشد، اما بسته بندی نتواند خروجی بیشتری را عبور دهد.

در این حالت ظرفیت آزاد دستگاه اصلی لزوما به معنی ظرفیت آزاد کل سیستم نیست.

به همین دلیل باید بپرسید:

اگر همین امروز سفارش بیشتری وارد شود، اولین جایی که جلوی افزایش خروجی را می گیرد کجاست؟

پاسخ این سوال، گلوگاه فعلی سیستم را نشان می دهد.

۷. زمان های مرده میان مراحل را بررسی کنید

یکی از مهم ترین منابع ظرفیت پنهان، فاصله میان دو فعالیت است.

تولید قبلی تمام شده، اما سفارش بعدی هنوز آزاد نشده است.

مواد در کارخانه هستند، اما به خط تحویل نشده اند.

محصول تولید شده، اما منتظر تایید یا بسته بندی مانده است.

هر کدام از این فاصله ها شاید به تنهایی کوچک باشند، اما تکرار آنها در طول هفته و ماه می تواند بخش قابل توجهی از توان واقعی سیستم را مصرف کند.

۸. علت ظرفیت خالی را طبقه بندی کنید

صرف پیدا کردن زمان خالی کافی نیست. باید علت آن مشخص شود.

ظرفیت خالی ممکن است ناشی از یکی از این گروه ها باشد:

• کمبود سفارش؛

• ضعف برنامه ریزی؛

• محدودیت تامین؛

• توقف فنی؛

• زمان زیاد تغییر محصول؛

• مشکل کیفیت؛

• محدودیت نیروی انسانی؛

• گلوگاه در بخش دیگری از فرایند؛

• ناهماهنگی میان تولید، فروش و انبار؛

• یا ظرفیت آزاد برنامه ریزی شده.

این تفکیک اهمیت زیادی دارد، چون درمان هر کدام متفاوت است.

فرمول ساده برای اندازه گیری ظرفیت خالی

در یک فرایند نسبتا ثابت می توانید از یک محاسبه پایه استفاده کنید:

ظرفیت خالی = ظرفیت قابل دستیابی – ظرفیت استفاده شده

و برای مشاهده نسبت استفاده از ظرفیت:

نرخ استفاده از ظرفیت = ظرفیت استفاده شده ÷ ظرفیت قابل دستیابی × ۱۰۰

اما این فرمول فقط زمانی مفید است که صورت و مخرج با یک واحد و منطق یکسان محاسبه شده باشند.

اگر محصولات مختلف زمان تولید متفاوتی دارند، جمع کردن تعداد آنها و مقایسه با یک ظرفیت اسمی ثابت می تواند نتیجه گمراه کننده ایجاد کند. در چنین شرایطی استفاده از زمان استاندارد یا ساعت ظرفیت، معمولا تصویر بهتری می دهد.

یک چک لیست عملی برای بررسی ظرفیت خالی

برای هر خط یا فرایند، این سوال ها را پاسخ دهید:

• ظرفیت عملیاتی واقعی این بخش چقدر است؟

• چند ساعت از این ظرفیت به خروجی موثر تبدیل می شود؟

• بیشترین زمان انتظار کجا ایجاد می شود؟

• مهم ترین گلوگاه سیستم چیست؟

• تغییر محصول چقدر از زمان را مصرف می کند؟

• چند توقف به علت تامین یا نبود مواد داریم؟

• چند توقف ناشی از برنامه ریزی یا تغییر تصمیم است؟

• چه مقدار زمان صرف دوباره کاری می شود؟

• آیا ظرفیت آزاد ناشی از کمبود سفارش است یا ضعف داخلی؟

• اگر سفارش جدید وارد شود، کدام بخش ابتدا محدود می شود؟

• آیا بخشی از ظرفیت عمدا به عنوان حاشیه امن نگه داشته شده است؟

اگر پاسخ این سوال ها مستند نباشد، عددی که به عنوان «ظرفیت کارخانه» اعلام می شود احتمالا بیشتر یک تخمین مدیریتی است تا یک ظرفیت قابل اتکا.

اشتباه های رایج در محاسبه ظرفیت خالی

استفاده از ظرفیت اسمی به جای ظرفیت واقعی

این خطا باعث می شود کارخانه همیشه کمتر از انتظار دیده شود، چون شرایط واقعی عملیات با سقف تئوریک تجهیزات مقایسه شده است.

نگاه کردن فقط به دستگاه اصلی

ممکن است دستگاه اصلی ظرفیت داشته باشد، اما تامین، بسته بندی، کیفیت یا انبار اجازه استفاده از آن را ندهد.

یکی دانستن شلوغی با استفاده کامل از ظرفیت

کارخانه شلوغ می تواند ظرفیت خالی داشته باشد. رفت و آمد، صف، انتظار و دوباره کاری هم فعالیت ایجاد می کنند، اما لزوما خروجی موثر نمی سازند.

استفاده از یک عدد برای محصولات متفاوت

اگر زمان ساخت، تنظیمات و نیازهای محصولات متفاوت باشد، یک ظرفیت ثابت بر اساس «تعداد» می تواند تصمیم را منحرف کند.

فرض اینکه هر فضای خالی باید فورا پر شود

همه ظرفیت آزاد، ظرفیت بد نیست.

بخشی از ظرفیت می تواند برای تعمیرات، تغییرات ناگهانی تقاضا، سفارش های فوری یا انعطاف عملیاتی لازم باشد. بنابراین هدف از شناسایی ظرفیت خالی این نیست که کارخانه را به هر قیمت به صد درصد اشغال برسانیم.

هدف این است که بدانیم کدام ظرفیت عمدا آزاد است و کدام ظرفیت بدون تصمیم مشخص از دست می رود.

ظرفیت خالی چه ارتباطی با تولید بدون کارخانه دارد؟

ظرفیت خالی فقط مسئله داخلی صاحب کارخانه نیست.

در سمت دیگر بازار، کسب و کارهایی وجود دارند که محصول، برند یا بازار دارند اما نمی خواهند از روز اول سرمایه خود را در ساخت کارخانه و خرید تجهیزات قفل کنند.

وقتی ظرفیت واقعی کارخانه به شکل شفاف شناخته شود، امکان همکاری میان این دو طرف قابل بررسی می شود.

این همان نقطه ای است که بحث ظرفیت خالی با مدل تولید بدون کارخانه به هم می رسد: یک طرف به توان تولید نیاز دارد و طرف دیگر زیرساختی دارد که بخشی از آن قابل استفاده است.

البته شناخت ظرفیت فقط مرحله اول است. اینکه چه سفارشی مناسب کارخانه است، چه ظرفیتی باید در اختیار همکاری بیرونی قرار گیرد و یک سفارش واقعا سودآور است یا نه، تصمیم های جداگانه ای هستند و نباید صرفا با دیدن چند ساعت فضای خالی گرفته شوند.

از شناسایی ظرفیت تا تصمیم مدیریتی

پس از اندازه گیری، ظرفیت های پیدا شده را در چهار گروه قرار دهید:

1. ظرفیت از دست رفته قابل اصلاح: ناشی از انتظار، برنامه ریزی، تامین، تغییرات یا ضعف فرایند.

2. ظرفیت محدودشده توسط گلوگاه: یک بخش ظرفیت دارد، اما مرحله دیگری اجازه استفاده از آن را نمی دهد.

3. ظرفیت ناشی از کمبود تقاضا یا سفارش: سیستم آماده است، اما کار کافی وارد آن نمی شود.

4. ظرفیت آزاد آگاهانه: بخشی که برای انعطاف، تعمیرات یا حاشیه امن عملیاتی نگه داشته شده است.

این طبقه بندی یک تفاوت مهم ایجاد می کند.

دیگر درباره یک عدد مبهم به نام «ظرفیت خالی» صحبت نمی کنید. می دانید هر بخش از ظرفیت آزاد چرا ایجاد شده و برای هر کدام باید چه نوع تصمیمی بگیرید.

جمع بندی

ظرفیت خالی کارخانه فقط چیزی نیست که هنگام خاموش شدن دستگاه دیده شود. بخشی از آن در زمان های مرده، انتظار، گلوگاه ها، تغییر محصول، ناهماهنگی تامین و تولید یا ضعف برنامه ریزی پنهان می شود.

برای شناسایی درست باید ابتدا ظرفیت عملیاتی واقعی را مشخص کنید، جریان تولید را مرحله به مرحله ببینید، زمان واقعی را ثبت کنید و علت فاصله میان توان موجود و خروجی موثر را پیدا کنید.

نقطه شروع مدیریت ظرفیت، پر کردن خط تولید نیست؛ شناختن دقیق ظرفیت است.

وقتی بدانید چه مقدار توان دارید، کجا آن را از دست می دهید و چرا آزاد مانده است، تازه می توانید درباره بهبود فرایند، پذیرش سفارش یا استفاده اقتصادی از آن تصمیم حرفه ای تری بگیرید.